Cuando llega el recibo de la comunidad, normalmente vemos una cantidad y poco más.
Pero detrás de esa cifra hay muchas preguntas:
¿En qué se está gastando el dinero?
¿Qué facturas se han pagado?
¿Qué contratos tiene la comunidad?
¿Cuánto queda disponible?
¿Se está gastando más de lo previsto?
Y, sobre todo:
¿Puedo comprobarlo fácilmente?
Porque gestionar las cuentas de una comunidad de propietarios no consiste únicamente en pagar facturas y preparar una liquidación anual.
También consiste en que los propietarios puedan entender, consultar y hacer seguimiento del dinero común.
El dinero de la comunidad también necesita transparencia
El presupuesto de una comunidad pertenece a todos los propietarios.
Por eso, conocer cómo se administra no debería convertirse en una búsqueda de documentos cada vez que alguien tiene una duda.
La transparencia debería permitir responder de forma sencilla a preguntas tan básicas como:
- Qué se ha pagado.
- A quién.
- Por qué.
- Cuánto estaba presupuestado.
- Cuánto se ha gastado realmente.
- Qué gastos están pendientes.
- Qué contratos tiene actualmente la comunidad.
Cuando esta información está ordenada y accesible, resulta mucho más fácil entender la situación económica del edificio.
Y también detectar a tiempo aquello que merece ser revisado.
De esperar a la junta a poder consultar la información
Tradicionalmente, muchas comunidades concentran buena parte de su información económica en documentos que se revisan principalmente cuando llega la junta.
La tecnología permite cambiar esa dinámica.
En TRESÉ, la información de la comunidad se centraliza en una aplicación para que los propietarios puedan consultar, según los permisos y la información disponible, diferentes aspectos de la gestión económica sin tener que esperar a la siguiente reunión.
Esto puede incluir información sobre:
- Movimientos y estado de las cuentas.
- Ingresos y gastos.
- Comparativas entre presupuesto y gasto real.
- Facturas.
- Contratos de proveedores.
- Situación financiera de la comunidad.
El objetivo no es llenar al propietario de datos.
Es algo mucho más sencillo:
que pueda saber qué está pasando con el dinero de su comunidad.
Presupuesto aprobado y gasto real: dos cosas que conviene comparar
Un presupuesto nos dice qué se espera gastar.
La realidad nos dice qué se ha gastado.
Y comparar ambas cosas permite detectar desviaciones que merecen una explicación.
Por ejemplo, si una partida destinada a mantenimiento estaba presupuestada en una cantidad determinada y finalmente el gasto ha sido superior, la pregunta no debería ser simplemente:
“¿Por qué hemos gastado más?”
También conviene saber:
¿Qué ha provocado la diferencia?
Puede tratarse de una reparación imprevista, una subida de precios, una actuación extraordinaria o cualquier otra circunstancia.
La clave está en que la desviación pueda identificarse y explicarse.
El presidente tampoco debería tener que controlar todo solo
Ser presidente de una comunidad no debería significar convertirse en responsable de revisar cada factura, perseguir proveedores y controlar personalmente todos los movimientos económicos.
El presidente representa a la comunidad dentro de las funciones que le corresponden, pero la gestión diaria debe estar organizada para que no dependa de que una sola persona esté constantemente pendiente.
Por eso, en TRESÉ apostamos por una gestión en la que la información esté ordenada y pueda consultarse de forma sencilla.
Además, el sistema permite establecer procesos de validación para determinados gastos extraordinarios, de forma que el presidente pueda intervenir cuando corresponda sin tener que asumir personalmente toda la gestión.
Controlar no significa hacerlo todo.
Significa saber qué está ocurriendo.
El fondo de reserva también forma parte de la salud económica de la comunidad
Una comunidad no debería pensar únicamente en pagar los gastos del mes.
También necesita prever aquellos gastos que pueden aparecer más adelante.
El fondo de reserva cumple precisamente una función importante dentro de la planificación económica de una comunidad.
Por eso, el seguimiento de la situación financiera debería permitir conocer no solo cuánto dinero entra y sale, sino también qué recursos están disponibles para afrontar futuras necesidades.
Una comunidad que conoce sus números puede anticiparse mejor.
La morosidad también afecta a todos
Hay otro aspecto que forma parte de las cuentas de cualquier comunidad: los recibos pendientes de pago.
Cuando un propietario deja de pagar, el problema no desaparece.
La comunidad continúa teniendo gastos de mantenimiento, proveedores, suministros y obligaciones que atender.
Por eso es importante disponer de información actualizada sobre la situación de morosidad y sobre las actuaciones que se están realizando para gestionar los recibos pendientes.
No se trata de señalar a nadie.
Se trata de que todos los propietarios puedan conocer cómo está afectando la morosidad a la situación económica de la comunidad y qué se está haciendo al respecto.
Revisar no significa desconfiar
Esta idea es importante.
Preguntar dónde se ha gastado el dinero de la comunidad no debería interpretarse automáticamente como una falta de confianza hacia el administrador o el presidente.
Al contrario.
Una gestión transparente facilita la confianza porque permite comprobar.
No necesitamos confiar ciegamente cuando podemos disponer de información clara.
Y esa es precisamente la diferencia entre decir:
“Las cuentas están bien.”
y poder decir:
“Aquí puedes consultar cómo están las cuentas.”
La tecnología tiene sentido cuando facilita el control
Una aplicación por sí sola no hace que una comunidad esté mejor gestionada.
La tecnología es útil cuando consigue algo concreto:
hacer que la información sea más accesible, ordenada y fácil de consultar.
Por eso, en TRESÉ utilizamos la tecnología como una herramienta para acompañar la gestión, no como un fin en sí mismo.
El objetivo es que propietarios y presidentes tengan más información sin tener que dedicar más tiempo a perseguirla.
Porque la buena gestión no debería obligarte a convertirte en administrador para saber qué ocurre en tu propia comunidad.
Tus cuentas. Tu comunidad. Tu información.
Al final, la pregunta no debería ser:
“¿Confío en que todo está bien?”
La pregunta debería ser:
“¿Puedo comprobar que todo está bien?”
Porque cuando las cuentas son accesibles, los gastos están ordenados, las desviaciones pueden analizarse y las actuaciones quedan registradas, la comunidad gana algo mucho más importante que una buena contabilidad:
gana tranquilidad.
En TRESÉ creemos que la transparencia no consiste en enseñar una carpeta llena de documentos una vez al año.
Consiste en hacer que la información esté disponible, organizada y sea comprensible durante todo el año.
Porque el dinero de tu comunidad también es parte de tu patrimonio.
Y tienes derecho a saber cómo se gestiona.
Menos perseguir. Más saber.
TRESÉ Real Estate | Administración de fincas en Sevilla y área metropolitana.
Este artículo tiene carácter informativo. Las funcionalidades concretas de la plataforma y los procedimientos de gestión pueden variar según las características y necesidades de cada comunidad.
