¿Te ha tocado ser presidente de tu comunidad de propietarios y no sabes por dónde empezar?
Tranquilo. Ser presidente de una comunidad de vecinos puede parecer una gran responsabilidad al principio, especialmente cuando nunca has desempeñado esta función. Pero no tienes que saberlo todo ni encargarte personalmente de cada problema que surja.
La clave está en entender cuál es tu papel, saber qué responsabilidades tienes y contar con un buen administrador de fincas que te acompañe durante el proceso.
Ser presidente no significa convertirse en electricista, abogado, contable o gestor de mantenimiento. Tu función principal es representar a la comunidad, participar en la toma de decisiones y velar por el interés común.
Y para todo lo demás, está tu equipo de gestión.
¿Qué implica ser presidente de una comunidad de propietarios?
La presidencia implica asumir un papel de representación dentro de la comunidad. Esto significa que tendrás determinadas funciones relacionadas con las juntas, los acuerdos y la representación de los propietarios.
Pero hay algo importante que debes tener presente:
No estás solo.
Si tu comunidad cuenta con un administrador de fincas profesional, gran parte de la gestión diaria estará en sus manos. Su función es ayudarte, asesorarte y encargarte de los aspectos administrativos, económicos y operativos de la comunidad.
Tu papel será principalmente supervisar, representar y tomar decisiones junto con el resto de propietarios.
¿Cuáles son las funciones del presidente de una comunidad?
Aunque cada comunidad tiene sus particularidades, el presidente desempeña principalmente una función de representación y coordinación.
Entre sus responsabilidades se encuentran:
Convocar y participar en las juntas de propietarios
Las reuniones de la comunidad son uno de los principales espacios para tomar decisiones.
Como presidente, participas en la convocatoria y en el desarrollo de las juntas, ayudando a que las conversaciones se desarrollen de forma ordenada y que todos los propietarios puedan expresar sus opiniones.
Aquí la capacidad de escuchar, mantener la calma y buscar puntos de acuerdo puede marcar una gran diferencia.
Firmar convocatorias y actas
El presidente también interviene en la validación de determinados documentos de la comunidad.
Entre ellos se encuentran las convocatorias de las juntas y las actas en las que quedan registrados los acuerdos adoptados por los propietarios.
El administrador de fincas será quien prepare y gestione esta documentación, mientras que el presidente participa en su validación.
Representar a la comunidad
El presidente es la figura que representa a la comunidad en determinadas actuaciones y relaciones con terceros.
Por ejemplo, puede intervenir en la formalización de contratos con proveedores una vez que estos han sido aprobados por la comunidad.
Esto puede incluir servicios como:
- Mantenimiento.
- Limpieza.
- Seguros.
- Reparaciones.
- Otros servicios necesarios para el funcionamiento del edificio.
Velar por los intereses de la comunidad
Otra parte importante de la función del presidente es contribuir a que las decisiones se tomen pensando en el bien común de todos los propietarios.
Esto también puede incluir situaciones relacionadas con propietarios que mantienen deudas con la comunidad, en cuyo caso el presidente puede participar en los procedimientos acordados por la junta para reclamar las cantidades pendientes.
¿Qué hace el administrador de fincas por el presidente?
Aquí está probablemente la parte que más tranquilidad puede darte.
Ser presidente no significa encargarte personalmente de la gestión de la comunidad.
Cuando existe un administrador de fincas profesional, este se convierte en tu principal apoyo para gestionar el día a día.
Su trabajo permite que el presidente pueda centrarse en representar a la comunidad y participar en las decisiones importantes, sin tener que asumir personalmente todas las tareas administrativas y operativas.
Gestión económica de la comunidad
El administrador se ocupa de buena parte de la gestión financiera:
- Gestión y seguimiento de los recibos.
- Control de ingresos y gastos.
- Pago de los servicios de la comunidad.
- Preparación de presupuestos.
- Seguimiento de la situación económica.
De esta manera, el presidente puede disponer de información para supervisar la situación financiera de la comunidad y participar en la toma de decisiones.
Gestión administrativa y documental
También existe una importante carga administrativa detrás del funcionamiento de cualquier comunidad.
El administrador puede encargarse de:
- Preparar las juntas.
- Redactar las actas.
- Enviar la documentación a los propietarios.
- Gestionar certificados.
- Mantener organizada la documentación.
- Velar por el cumplimiento de las obligaciones administrativas y normativas aplicables.
Así, el presidente no tiene que enfrentarse solo a todo el papeleo.
Gestión de incidencias y reparaciones
¿Se ha roto una tubería?
¿El ascensor no funciona?
¿Hay una avería en una zona común?
No significa que tengas que empezar a buscar técnicos y pedir presupuestos por tu cuenta.
El presidente comunica la situación al administrador y este puede encargarse de coordinar las actuaciones necesarias, proveedores, seguros y reparaciones según corresponda.
Esto permite que las incidencias tengan un seguimiento profesional y evita que el presidente tenga que convertirse en el responsable de cada problema que aparece en el edificio.
Asesoramiento ante dudas y conflictos
Las comunidades de propietarios pueden enfrentarse a situaciones complejas: dudas sobre acuerdos, conflictos entre vecinos, cuestiones administrativas o situaciones que requieren una interpretación profesional.
Contar con un administrador de fincas permite disponer de asesoramiento y acompañamiento durante la gestión.
Porque una de las mayores ventajas de contar con un buen profesional es precisamente saber que no tienes que resolverlo todo por tu cuenta.
Presidente y administrador: un equipo, no dos partes enfrentadas
Una comunidad funciona mucho mejor cuando existe una buena relación entre presidente y administrador.
El presidente conoce las necesidades y preocupaciones de los vecinos.
El administrador aporta experiencia, organización y conocimiento profesional.
Cuando ambos trabajan coordinadamente, las decisiones pueden tomarse con mayor información y la gestión del día a día resulta mucho más sencilla.
Por eso, más que pensar:
«Ahora me toca hacerme cargo de todo».
La pregunta debería ser:
«¿Con quién cuento para gestionar bien mi comunidad?»
¿Qué debería hacer un presidente durante su mandato?
No necesitas convertirte en experto en administración de fincas.
Lo más importante es:
1. Mantener una comunicación fluida con el administrador.
Pregunta, consulta y asegúrate de conocer los asuntos relevantes de la comunidad.
2. Conocer la situación de tu comunidad.
Situación económica, incidencias pendientes, actuaciones previstas y cuestiones que puedan requerir atención.
3. Escuchar a los vecinos.
El presidente representa a la comunidad y debe facilitar una comunicación basada en el respeto y la búsqueda de soluciones.
4. Participar en las decisiones.
Tu papel no es hacerlo todo, sino ayudar a que la comunidad pueda tomar buenas decisiones.
5. Apoyarte en profesionales.
No tienes por qué conocer de leyes, contabilidad, seguros, mantenimiento o gestión de proveedores. Para eso está el administrador de fincas y los profesionales que colaboran con la comunidad.
¿Te ha tocado ser presidente? No tienes que hacerlo solo
Que te toque la presidencia puede generar cierta preocupación al principio.
Es normal.
Pero ser presidente de una comunidad de propietarios no debería convertirse en una carga permanente.
Con una buena organización, comunicación y el acompañamiento adecuado, puede convertirse simplemente en un papel de representación y coordinación durante tu mandato.
En TRESÉ creemos precisamente en esa forma de trabajar.
El presidente representa.
La comunidad decide.
TRESÉ gestiona, acompaña y facilita.
Queremos que los presidentes puedan ejercer su función con tranquilidad, disponiendo de información clara, apoyo profesional y una gestión cercana.
Porque nadie nace sabiendo ser presidente.
Y no tienes que saberlo todo el primer día.
Lo importante es saber que no estás solo.
